I toppteksten (brevhodet) lister du opp kontaktinformasjonen din: navn, telefonnummer, e-postadresse og gjerne også bostedsadresse. Navnet ditt bør skrives størst og vanligvis øverst på siden. Dette viser at du har tillit til deg selv og det hjelper leseren å huske deg bedre.
Hvis du sender inn søknaden din via e-post bør du fortsatt føre opp kontaktdetaljene dine i følgebrevet, selv om det bare er å trykke på "Svar". Det er nemlig stor sjanse for at søknaden din blir skrevet ut eller sendt videre til andre før den havner hos rett person, og da er det ikke alltid like lett å finne tilbake til kontaktinformasjonen din. Og det er det siste du vil!
Å personliggjøre et følgebrev, er ikke det samme som et gammeldags, "Til rette vedkommende". Så vær så snill å unngå det. Ingen ønsker å lese en slik åpning. Når du sender følgebrevet som e-post, fungerer et "Hei" eller "God dag" bra. Hvis du sender en papirkopi nevner du navnet til den rekrutteringsansvarlige i adresseringen.
Finn ut hvem det er du skriver til. Ta en titt på nettsidene eller LinkedIn-siden til selskapet, for å se om du kan finne navnet til den rekrutteringsansvarlige. Eller ring selskapet — der er det helt sikker noen som vil fortelle deg hvem som er ansvarlig for rekrutteringen i selskapet.
En av de vanligste (og lateste) måtene å åpne et følgebrev på er å skrive: "Jeg skriver for å uttrykke min interesse for stillingen som ..." Alle setninger som begynner med "Jeg skriver for" burde virkelig bannlyses fra alle følgebrev. Mottakeren vet allerede at du har skrevet et brev, så fortell dem noe de ikke vet.
Etter å ha introdusert deg selv i åpningen har du fanget leserens oppmerksomhet, så nå går du rett på sak og formidler bevis på at du er rett kandidat til jobben.
Midtstykket består gjerne av to avsnitt der du fremhever dine relevante ferdigheter og erfaringer, og det du har oppnådd. Du bør være så spesifikk som mulig, og gjerne få med tall og statistikker for å styrke saken din. Vurder å bruke STAR-metoden (STAR står for "situation, task, action, result" og på norsk: "situasjon, mål, handling og resultat") som er en flott måte å beskrive utfordringene du har møtt tidligere, tiltakene du tok for å løse dem og de positive resultatene du oppnådde.
Avslutningen er en oppfordring til handling, som sikrer at du blir husket og invitert på intervju eller til neste runde.
Det kan være lurt å spørre om du kan ringe etter en uke, slik at arbeidsgiveren forstår at du mener alvor. Men du kan også nevne at du gjerne kommer på intervju, eller i hvert fall ser frem til et svar.