Toppskriften på et følgebrev har to funksjoner. Viktigst er å gjengi alle nødvendige kontaktdetaljer og/eller personlig informasjon som arbeidsgiveren trenger. Spesielt hvis du sender et følgebrev via et nettbasert søknadssystem, bør du holde informasjonen i toppteksten kort og konsis.
Men fordi sjansen er stor for at følgebrevet ditt vil bli sendt videre i selskapet, er det nyttig å føre opp kontaktdetaljene dine, for å unngå at dokumentet blir et "navnløst dokument". En topptekst fanger lesernes oppmerksomhet, og da vil navnet ditt legges merke til ved første øyekast og bli husket lengre og bedre. Vitsen med en topptekst er å gi den nødvendige kontaktinformasjonen, knytte dokumentet til deg selv, og få visuell oppmerksomhet.
Å personliggjøre et følgebrev, er ikke det samme som et gammeldags, "Til rette vedkommende". Så vær så snill å unngå det. Ingen ønsker å lese en slik åpning. Når du sender følgebrevet som e-post, fungerer et "Hei" eller "God dag" bra. Hvis du sender en papirkopi nevner du navnet til den rekrutteringsansvarlige i adresseringen.
Finn ut hvem det er du skriver til. Ta en titt på nettsidene eller LinkedIn-siden til selskapet, for å se om du kan finne navnet til den rekrutteringsansvarlige. Eller ring selskapet — der er det helt sikker noen som vil fortelle deg hvem som er ansvarlig for rekrutteringen i selskapet.
Dette er en av de viktigste delene i brevet, siden den inneholder åpningssetningen din. Her gjør du det du kan for å gi et best mulig inntrykk. Unngå å være for beskjeden til enhver pris (men pass på at du ikke går for langt). I følgebrevet bør du ha en innledning der du fremhever at du er respektfull, full av energi og har god arbeidsmoral.
Målet med dette avsnittet er å få oppmerksomhet, og å introdusere deg i en vennlig, tydelig og profesjonell setning. En god taktikk er å nevne en eller to av dine mest imponerende og relevante prestasjoner/resultater/egenskaper/ferdigheter.
Midtstykket utgjør hoveddelen av brevet ditt. Bruk det til å styrke og utvide teksten i åpningen din. Forklar HVORFOR du er rett person til stillingen, og hvilke kvaliteter og prestasjoner du har som beviser din produktivitet og effektivitet. STAR-metoden ("situation, task, action, result" og på norsk: "situasjon, mål, handling og resultat") er en flott måte å beskrive hva du har oppnådd tidligere. Bruk handlingsverb og godt beskrivende uttrykk for å skille deg ut i mengden. Når du nevner dine harde og myke ferdigheter, fremhever du dine ressurser som praktikant (for eksempel tidsstyring, kunnskap om programvarer, emosjonell intelligens, tekniske ferdigheter, og så videre).
For mange kan avslutningen være vanskeligst å skrive. Selv for de som hadde null problem med åpningen og midtstykket. Trikset her er å bruke en "bestemt" tone, men uten å være "arrogant" eller "for sterk". Du vil ikke virke for sikker på deg selv, men heller ikke nølende. Vis at du gjerne vil snakke nærmere med dem, og nevn hvordan du kan bidra til selskapet, men ikke vær overmodig.
Målet med denne delen er å oppfordre arbeidsgiveren til handling, så avslutt ivrig og respektfullt. Men unngå overmodige krav!