I denne guiden deler vi det som skal til for å skrive et godt følgebrev ved hjelp av en sjekkliste. Oppsettet i et følgebrev endrer seg ikke så mye fra jobb til jobb eller fra selskap til selskap, så du kan følge disse trinnene også for de aller fleste andre stillingene du ønsker å søke på i fremtiden.
Her er de viktigste elementene:
Vi skal gå nærmere inn på hvordan du kan få mest mulig ut av de enkelte avsnittene i følgebrevet ditt.
Men først kan du ta en titt på vårt eksempel på et følgebrev som er rettet spesielt mot callsentermedarbeidere og som du kan bruke som utgangspunkt for din egen versjon.
2. juli 2023
Søknad på stilling som callsentermedarbeider
Etter å ha jobbet på callsenter i fem år, vet jeg hva kundene har behov for og hva de ønsker. Kundeservice starter når kundene kjøper et produkt, og de som erfarer god service, kjøper om og om igjen.
I min siste jobb var hele 97,3 % av kundene mine fornøyde med tjenestene
mine. Ved å lære samtaleskriptene utenat, reduserte jeg den gjennomsnittlige behandlingstiden min med 18 %, mens kundetilfredsheten økte med 29 %. Jeg innså tidlig at det ikke høres naturlig ut når du leser opp fra skjermen, og at kundene lettere oppfatter det slik at du ikke hører på hva de sier.
Jeg er blitt vant til å lære meg alt jeg kan om vareutvalget, slik at jeg vet mest mulig om produktene jeg skal selge.
Arbeidsoppgavene mine har gjennom årene bestått av alt fra å selge
produktene, informere kundene om våre tjenester, behandle kundeklager, håndtere retursendinger, ta meg av refusjoner, oppdatere kontoer og pleie kundene. Jeg skriver touch med 80 ord i minuttet, med en nøyaktighet på mellom 98,7 % og 99,5 %.
Ettersom ytelsen til callsentermedarbeidere måles med nøkkelindikatorer, nevner jeg følgende tall og fakta:
Jeg legger stor vekt på service og kommunikasjon, og gjør det jeg kan for å løse kundenes problemer og utfordringer. Når jeg har fått det klart for meg selv hvilken løsning som kreves, gjør jeg det jeg kan for å iverksette tiltakene. Kundene ønsker å få løst problemene sine så raskt som mulig, så hurtighet er alltid viktig. Det betyr imidlertid ikke at det må gå på bekostning av foretakets retningslinjer eller mål.
I fjor ble jeg valgt til «årets callsentermedarbeider» av både mine overordnede og kolleger. Ikke bare på grunn av resultatene mine, men også fordi jeg gjorde en stor innsats til å forbedre arbeidsmiljøet på avdelingen.
Jeg stiller gjerne opp til et intervju for å lære mer om Kvalik Call og for å diskutere hva jeg kan bety for dere.
Vennlig hilsen
Vetle Fagerli
Toppteksten er sannsynligvis det første personalkonsulenten vil legge merke til når vedkommende åpner følgebrevet ditt. Og det er derfor toppteksten har to viktige funksjoner. Den viktigste funksjonen er å informere arbeidsgiveren om navnet ditt og kontaktinformasjonen din. Dette er spesielt viktig når arbeidsgiveren søker etter flere callsentermedarbeidere samtidig. Den andre funksjonen er å legge til et forseggjort designelement som gir et hint om din personlighet.
Hensikten med denne delen: Formidle nødvendige kontaktdetaljer og personopplysninger, og samtidig skape et iøynefallende og profesjonelt design.
Her er det rom for noen få muligheter: «Søknad på stilling som [tittel] (i [firma])». Når du søker på en deltidsstilling skriver du: «Søknad på deltidsstilling i [firma]». Og når du skriver en åpen søknad: «Åpen søknad» eller «Søknad på stilling hos [firma]»
I åpningen av følgebrevet har du én til to setninger for å fange leserens oppmerksomhet med din personlighet og erfaring. Det vil ikke si at du skal komme med en spennende historie, men heller en liten og frisk introduksjon som sikrer at du skiller deg ut i mengden med søkere. Den beste måten å gjøre det på er å komme med en interessant anekdote, relevant statistikk eller dine beste ferdigheter.
Hensikten med denne delen: Fange rekruttererens oppmerksomhet med et relevant faktum eller en interessant anekdote, og oppmuntre vedkommende til å lese hele følgebrevet.
Nedenfor finner du et eksempel på en effektiv åpning i et følgebrev.
Etter å ha jobbet på callsenter i fem år, vet jeg hva kundene har behov for og hva de ønsker. Kundeservice starter når kundene kjøper et produkt, og de som erfarer god service, kjøper om og om igjen.
Midtstykket i et følgebrev utgjør hoveddelen av dokumentet. Det er her du skal gå i dybden på all relevant erfaring og begrunne hvorfor du mener at du er den rette kandidaten til jobben. En god måte å gjøre det på er den såkalte STAR-metoden. (STAR står for «situation, task, action, result» og på norsk: «situasjon, mål, handling og resultat»). Først beskriver du situasjonen og arbeidsoppgaven, og deretter forklarer du hva du gjorde og hvilke positive resultater det førte til. Som callsentermedarbeider kan du for eksempel vise til en fremgang i nøkkelindikatorene dine.
Hensikten med denne delen: Bruke STAR-metoden til å liste opp dine mest relevante erfaringer, ferdigheter og prestasjoner, og dermed understreke hva du kan bidra med i callsenteret.
Du kan gjerne hente inspirasjon fra vårt følgebreveksempel:
I min siste jobb var hele 97,3 % av kundene mine fornøyde med tjenestene
mine. Ved å lære samtaleskriptene utenat, reduserte jeg den gjennomsnittlige behandlingstiden min med 18 %, mens kundetilfredsheten økte med 29 %. Jeg innså tidlig at det ikke høres naturlig ut når du leser opp fra skjermen, og at kundene lettere oppfatter det slik at du ikke hører på hva de sier.
Jeg er blitt vant til å lære meg alt jeg kan om vareutvalget, slik at jeg vet mest mulig om produktene jeg skal selge.
Arbeidsoppgavene mine har gjennom årene bestått av alt fra å selge
produktene, informere kundene om våre tjenester, behandle kundeklager, håndtere retursendinger, ta meg av refusjoner, oppdatere kontoer og pleie kundene. Jeg skriver touch med 80 ord i minuttet, med en nøyaktighet på mellom 98,7 % og 99,5 %.
Ettersom ytelsen til callsentermedarbeidere måles med nøkkelindikatorer, nevner jeg følgende tall og fakta:
Jeg legger stor vekt på service og kommunikasjon, og gjør det jeg kan for å løse kundenes problemer og utfordringer. Når jeg har fått det klart for meg selv hvilken løsning som kreves, gjør jeg det jeg kan for å iverksette tiltakene. Kundene ønsker å få løst problemene sine så raskt som mulig, så hurtighet er alltid viktig. Det betyr imidlertid ikke at det må gå på bekostning av foretakets retningslinjer eller mål.
I fjor ble jeg valgt til «årets callsentermedarbeider» av både mine overordnede og kolleger. Ikke bare på grunn av resultatene mine, men også fordi jeg gjorde en stor innsats til å forbedre arbeidsmiljøet på avdelingen.
Det er en kunst å skrive den perfekte avslutningen på et følgebrev, og det hele starter med en overbevisende oppfordring til handling. Påpek at du er genuint interessert i stillingen og inviter den som skal ansette deg til å ta kontakt for å diskutere videre. Eventuelt kan du velge å nevne kontaktdetaljene dine enda en gang.
Hensikten med denne delen: Oppmuntre arbeidsgiveren på en profesjonell og positiv måte til å kontakte deg.
Vårt forslag til hvordan du kan gjøre dette leser du nedenfor.
Jeg stiller gjerne opp til et intervju for å lære mer om Kvalik Call og for å diskutere hva jeg kan bety for dere.
Vennlig hilsen
Vetle Fagerli