Du vet alt om fagområdet ditt, du vet hva kunnskapen og kompetansen din er, og du vet hvem du ønsker å jobbe for. Nå er alt du trenger å gjøre, å skrive det ned i et brev på en enkel A4-side. Søket etter drømmejobben begynner med en godt laget CV og et imponerende følgebrev. Enten du er professor eller veiarbeider, alle kan oppleve skrivesperre når de konfronteres med et blankt ark og denne tilsynelatende enkle oppgaven. For ja, det ER en enkel oppgave, selv om den ikke nødvendigvis er lett.
Faktisk er det en av de største bragdene i overbevisende skriving — et brev på en enkelt side, som er så uimotståelig at du rett og slett får jobben. Det er den typen brev som kan endre et liv. Så hva er hemmelighetene for å få denne avgjørende delen av jobbsøknaden din riktig anno 2024?
Her er 10 tips for et perfekt følgebrev når det gjelder skriving, design og oppsett.
1. Følgebrevoppsett og topptekst
Det første vi trenger å gjøre er å basere analysen vår på et faktisk godt følgebreveksempel. Så, hvordan ser et godt designet følgebrev ut? Ta en titt:
Toppteksten, det som kalles "brevhode" i papirbrev, er den øverste delen på siden som inneholder navnet ditt, bostedsadressen og e-postadressen din, og telefonnummeret ditt. (Noen utelater e-postadressen, og andre legger til en link til LinkedIn-siden deres eller en annen sosiale medieplattform). I noen følgebrevdesign kan du også legge til jobbtittelen din.
Hovedformålet med toppteksten er åpenbar: Å formidle dine kontaktdetaljer slik at potensielle arbeidsgivere vet hvordan de kan nå deg.
Men det andre formålet til toppteksten er også viktig: Å gi CV-en din et tiltalende design. Utenom toppteksten vil siden bare vise tekstelementer som forhåpentligvis er interessante å lese, men dessverre ikke veldig interessante å se på.
Toppteksten har avgjørende betydning fordi det er det eneste stedet på siden der du har noen reelle designmuligheter. Du kan velge mellom farger, kreativt bruk av typografi, og andre detaljer som sikrer et visuelt smell. Men, det vil ikke si at toppteksten må være glorete eller grell for å fange oppmerksomheten, den skal være behagelig å se på.
Du kan sjekke de gratis følgebreveksemplene til CVapp.no, for å få en idé til noen gode designalternativer for toppteksten din.
2. Klar tale i adresseringen og overskriften
Gjør følgebrevet personlig. Finn ut hvem det er du skriver til. Ta en titt på nettsidene eller LinkedIn-siden til selskapet, for å se om du kan finne navnet til den ansettelsesansvarlige. Eller ring selskapet — der er det helt sikker noen som vil fortelle deg hvem som er ansvarlig for rekrutteringen i selskapet.
Å personliggjøre et følgebrev, er ikke det samme som et gammeldags "Til rette vedkommende". Så vær så snill å unngå det. Ingen ønsker å lese en slik åpning. Når du sender følgebrevet som e-post, fungerer et "Hei" eller "God dag" bra. Hvis du sender en papirkopi, nevner du navnet til den ansettelsesansvarlige i adresseringen.
I overskriften til følgebrevet er det rom for noen få muligheter: "Søknad på stilling som [stillingstittel] (i [firmanavn])". Når du søker på en deltidsstilling, skriver du: "Søknad på deltidsstilling i [firmanavn]". Og når du skriver en åpen søknad: "Åpen søknad" eller "Søknad på stilling i [firmanavn]".
Formålet med denne delen: Overskriften gjør det umiddelbart tydelig for leseren hvilken stilling du søker på (og eventuelt om det er heltid eller deltid).
3. Få teksten riktig i midtstykket
Din neste utfordring er å skrive et brev på en enkelt side og maks 400 ord, delt inn i en rekke avsnitt. Målet er å vise arbeidsgiveren nøyaktig hvorfor du er den perfekte kandidaten. Før vi går inn på hva disse avsnittene bør inneholde, ser vi nærmere på hvordan de skal se ut.
Skrifttype er en stor faktor for lesbarheten til et følgebrev. Mens noen rekrutterere og arbeidsgivere kan være fornøyd med skrifttyper som Times New Roman, er mange moderne selskap nå vant til skrifttyper som Arial, Calibri og Verdana som legger vekt på lesbarhet, og derfor kan være de beste valgene for følgebrevet ditt. Calibri har til og med erstattet Times New Roman som standardskrifttype i Microsoft Word, så det burde fortelle deg noe.
Bruk en moderne, attraktiv, lettlest skrifttype, ikke noe prangende eller eksotisk som retter oppmerksomheten mot seg selv. Du vil at folk skal lese teksten din, ikke stirre på skrifttypen. Velg en skriftstørrelse mellom 10 og 12 punkt — bruker du mindre bokstaver blir det vanskelig å lese, bruker du større bokstaver ser det ut som en barnebok.
Venstrejuster teksten og la høyre marg være ujevn. Hvis du justerer fra marg til marg, ser siden ut som om den er fylt med blokker tekst, og noen ganger strekkes ord ut for å nå margen.
4. Tips for avsnitt og mellomrom
Første tommelfingerregel er: Hold avsnittene korte, legg til nok mellomrom mellom dem, og ikke bruk innrykk. Før var det helt greit om du sendte et forretningsbrev uten avstand mellom avsnittene, så lenge du brukte innrykk når du startet et nytt avsnitt.
Med mindre du skriver en bok, skal avsnittene ikke ha innrykk, men bruk mellomrom mellom dem. Og avsnittene bør være passe korte, og omtrent like lange. Tenk om du fikk et brev på en enkelt side, med 400 ord, i ett og samme avsnitt. Ville du gledet deg til å lese det? Øyet trenger å hvile, og hjernen likeså. Det er jo det som er hele vitsen med å bruke avsnitt.
5. Bruk margene
For å komme rett på sak: Bruk marger på 2,5 cm på alle fire sider av følgebrevet ditt.
De som vet noe om grafisk design vet at marger og mellomrom er veldig viktige for helhetsinntrykket. Hver design, illustrasjon eller hvilken som helst form for kunst trenger tomrom for å holde alt i balanse.
De vet også at tomrom midt på siden nesten aldri fungerer. Derfor bør du ha tomrom på utsiden, som former en usynlig ramme og fremhever teksten i midten.
Dette er hele ideen bak marger - en hvit ramme som ikke bare rammer inn, men også fremhever innholdet i dokumentet.
6. Skriv en uimotståelig innledning
I innledningen til følgebrevet ditt har du muligheten til å fange lesernes oppmerksomhet med en morsom anekdote, et tydelig utsagn eller en energisk åpningssetning. I dette første avsnittet må du introdusere deg selv, gjøre det tydelig hvilken jobb du søker på, og gi et hint om hvorfor nettopp du er utmerket kvalifisert til nettopp denne jobben. Introduksjonen bør treffe riktig tone, helt fra begynnelsen av; vennlig, engasjert, selvsikker, kompetent, men aldri arrogant eller innbilsk. Den bør fange lesernes oppmerksomhet - av de rette grunnene.
Fremfor alt bør åpningsavsnittet gi et positivt førsteinntrykk og gi leseren en god grunn til å fortsette å lese.
7. La midtstykket gjøre jobben
I midtstykket til følgebrevet skal du overbevise leseren om at du er rett kandidat for jobben. Kanskje må du skryte litt, og det er helt OK, for hvis ikke du gjør det, hvem ellers vil gjøre det?
Fortell om arbeidserfaringen din, og vær spesifikk om det du har oppnådd i dine tidligere jobber. Om mulig bør du bruke fakta og tall (beløp eller prosenter) for å tallfeste prestasjonene og arbeidshistorikken din. Du må gjerne nevne en anekdote om en utfordring du sto overfor og hvordan du løste den - det er det nemlig ikke plass til på en CV!
Et ofte stilt spørsmål er om du kan bruke en punktliste i et følgebrev. Det kan du. Men bruk dem sparsomt, og tenk deg godt om - om de bidrar til det visuelle og lesbarheten til følgebrevet. For du vil ikke gjøre om følgebrevet ditt til enda en CV. Det du trenger er en tiltalende CV og et imponerende følgebrev - ikke mer, ikke mindre.
I midtstykket til følgebrevet kan du også nevne utdanningen din, samt dine sertifiseringer og relevante ferdigheter. Du kan også velge å gå inn på dine ambisjoner for fremtiden, spesielt i forhold til stillingen du søker på. Sørg for å studere stillingsbeskrivelsen nøye, og bevis at du oppfyller jobbkravene. Men, selv om vi oppfordrer til å matche skrivestilen din til stillingsbeskrivelsen, må du sørge for at du er sannferdig. Det forventes at du kan forklare deg nærmere om dine prestasjoner og ferdigheter under jobbintervjuet.
Tonen i søknaden din er også viktig. For å matche språket, verdiene og formalitetsnivået til en potensiell arbeidsgiver, bør du sjekke foretakets nettsider og de sosiale medieplattformer, og kanskje du kan finne et intervju på nettet, med daglig leder i firmaet.
8. Avslutning og signatur
Avslutningen kan inneholde et sammendrag, en takk og alt annet viktig du ikke har fått sagt ennå.
Ikke glem noen ord som kan oppfattes som en invitasjon for arbeidsgiveren til å ta kontakt med deg. Det kan også være lurt å henvise til kontaktdetaljene dine i toppteksten (eller til og med gjenta telefonnummeret ditt og e-postadressen din).
Gjør det tydelig at du er seriøst interessert i jobben og at du gjerne følger opp brevet med et jobbintervju.
Sørg for å lese korrektur på brevet, og finn gjerne noen som kan gjøre det for deg. Skrive- og grammatikkfeil er blant de vanligste årsakene for at søknader avvises.
Så gjenstår det bare å signere brevet med et høflig og profesjonelt "Hilsen", "Vennlig hilsen", "Beste hilsener", eller lignende.
9. Hvor mange sider bør følgebrevet ha?
Den gylne regelen er at du bør holde følgebrevet til en enkelt side, og ikke prøv å juks for å få det til. Tenk gjerne på regelen som grunnleggende, et følgebrev skal aldri overgå én enkel side. Likevel har de aller fleste som har skrevet et følgebrev, opplevd at det første utkastet er for langt.
Det kan være du blir fristet til å redusere skriftstørrelsen, margene eller til og med linjeavstanden. Men vær så snill å motstå trangen til å gjøre opp for din ordflom ved å tukle med oppsettet. Fjern overflødig tekst, før du bruker tiltak som vil gjøre det vanskeligere å lese brevet ditt.
10. Bruk en profesjonelt designet følgebrevmal
Det er en enkel måte å omgå potensielle fallgruver i oppsettet på, og det er å bruke en profesjonelt designet mal.
En følgebrevmal er et fiks ferdig rammeverk som allerede har en iøynefallende topptekst, passende typografi og et avbalansert bruk av tomrom. Alt du trenger å gjøre er å erstatte blindteksten med din egen informasjon, og så er brevet ditt ferdig.
For mer informasjon, les CVapp.no-guiden "Hvordan skrive et følgebrev". Etterpå kan du ta en titt på våre gratis følgebreveksempler, finne en mal du liker og tilpasse den slik at den blir din egen. I 2024 bygger du videre på et grunnlag for suksess. Begynn å lage følgebrevet ditt nå!
