Tro det eller ei, som nyutdannet kan det faktisk være en utfordring å skrive toppteksten. Det er nemlig ikke alltid like lett å bestemme hvilken informasjon som er nødvendig. Når du sender søknaden din i posten, må du selvfølgelig få med firmaets navn og adresse, samt datoen. Men jo mer du skriver i brevhodet/toppteksten, desto mindre plass du har igjen i resten av brevet, for å overbevise en potensiell arbeidsgiver om at du har unike kvaliteter og derfor er rett kandidat for jobben. Husk at når du sender inn søknaden din digitalt, så er hovedformålet med toppteksten å fremheve navnet ditt og gjøre det enkelt for arbeidsgiveren å finne kontaktdetaljene dine. Men du trenger ikke å føre opp bostedsadressen din. Det holder å nevne e-postadresse og telefonnummer, og eventuelt en link til LinkedIn-kontoen din.
Å personliggjøre et følgebrev, er ikke det samme som et gammeldags, "Til rette vedkommende". Så vær så snill å unngå det. Ingen ønsker å lese en slik åpning. Når du sender følgebrevet som e-post, fungerer et "Hei" eller "God dag" bra. Hvis du sender en papirkopi nevner du navnet til den rekrutteringsansvarlige i adresseringen.
Finn ut hvem det er du skriver til. Ta en titt på nettsidene eller LinkedIn-siden til selskapet, for å se om du kan finne navnet til den rekrutteringsansvarlige. Eller ring selskapet — der er det helt sikker noen som vil fortelle deg hvem som er ansvarlig for rekrutteringen i selskapet.
Her er din sjanse til å fange lesernes oppmerksomhet med en morsom anekdote, et tydelig utsagn eller en energisk åpningssetning. Da har du et stort forsprang på alle konkurrentene dine som åpner med "Jeg skriver for å uttrykke min interesse for stillingen som ..." Fortell noe mottakeren ikke vet.
En av de største fordelene et selskap får når de ansetter en nyutdannet, er kreativiteten og innovasjonen sett fra et ungt perspektiv. Har du en kjedelig åpning, vil ikke dette bekrefte, men heller motsi ovenstående. Det du vil er å formidle din personlighet, viljestyrke og dine unike kvaliteter, men pass på å holde en profesjonell tone som passer i bransjen og jobben du søker på.
Midtstykket består av to eller tre avsnitt, der du fremhever din kunnskap og kompetanse. Her nevner du nok detaljer for å tilfredsstille arbeidsgiveren, men leseren bør også bli nysgjerrig og ønske å ta kontakt med deg for å finne ut mer. Hva du velger å fremheve i midtstykket, er avhengig av dine beste og mest relevante ferdigheter og erfaringer.
En god strategi er imidlertid STAR-metoden (STAR står for "situation, task, action, result" og på norsk: "situasjon, mål, handling og resultat") som er en flott måte å beskrive hva du har gjort og oppnådd tidligere. Sett fokus på dine mest jobbspesifikke og relevante erfaringer, for å understreke at du er villig til å lære og jobbe hardt, og dermed rett kandidat for jobben.
Avslutningen kan være mer utfordrende enn du tror. Mens du jobber deg gjennom midtstykket, bør du tenke på hvordan du vil bringe alle tråene dine sammen - på en måte som etterlater et positivt inntrykk. Når du har gjort det, er det tid for litt action. Nå bør du oppfordre arbeidsgiveren til å ta kontakt med deg, for å fortsette samtalen og invitere deg til neste runde eller på intervju.
Tonen din bør være respektfull og høflig, men også imøtekommende og vennlig. Oppfordringen bør være en naturlig utvidelse av resten av følgebrevet ditt. Så gjenstår det bare å signere med et høflig og profesjonelt "Hilsen", "Vennlig hilsen", "Beste hilsener" eller lignende.