Tenk på en meny. Du setter ikke dessertene først og forrettene sist, med alle priser til venstre og navnene på rettene til høyre. Menyer har et visst oppsett som skal følges, og det samme gjelder for strukturen i følgebrev.
Et følgebrev bør være på én side, og inneholde følgende:
- Topptekst
- Stillingen du søker på
- Åpning
- Midtstykke
- Avslutning
- Signatur
Mer spesifikke råd og tips om det beste oppsettet finner du i vår omfattende guide om hvordan du skriver et følgebrev.
Topptekst: Hvordan kontakte deg
Toppteksten står øverst på siden og her lister du opp kontaktinformasjonen din: navn, telefonnummer, e-postadresse og bostedsadresse, samt eventuelt din (ønskede) yrkestittel.
Den ideelle toppteksten er en kombinasjon av design og funksjon – ikke bare formidler den viktig informasjon, men den ser også bra ut. Ved hjelp av kreativ bruk av typografi, layout og farger viser du din potensielle arbeidsgiver at du ikke bare er habil, men også har stil.
Sjekk følgebreveksemplet vårt for flere ideer om hvordan du gjør dette.
Hensikten med toppteksten i et følgebrev er: Skille deg ut fra mengden med andre jobbsøkere ved å fremheve navnet ditt og kontaktdetaljene dine på en visuelt tiltalende måte.
Stillingen du søker på: Overskriften
Dette er det korteste av alle avsnittene i følgebrevet ditt, men likevel av stor betydning.
Først nevner du stillingen du søker på og eventuelt hvilken filial. Oftest skriver du bare «Søknad på stilling som [tittel] (i [...])».
Når du søker på en deltidsstilling skriver du: «Søknad på deltidsstilling i [firma]». Og når du skriver en åpen søknad: «Åpen søknad» eller «Søknad på stilling hos [firma]».
Hensikten med denne delen: Gjøre det tydelig hvilken stilling du søker på, og eventuelt hvilken filial (hvis det finnes flere på flere steder).
Åpning: Fremhev spesialitetene dine
Åpningen omfatter det første avsnittet i følgebrevet ditt og er svært viktig fordi det legger til rette for alt som følger. Her må du fange leserens oppmerksomhet slik at vedkommende fortsetter å lese.
Det gjør du ved å gi en smakebit av hvorfor nettopp du er rett kandidat til jobben. Bruk et overbevisende språk som beskriver dine beste kvaliteter, gjerne med en morsom liten anekdote.
Hensikten med åpningen er: Vekke interessen til arbeidsgiveren med et fengslende innblikk i dine mest relevante kvalifikasjoner.
Søknad på stilling som restaurantsjef i Marens Fisk og Sjømat
Siden Marens Fisk og Sjømat ligger i et strøk med fire direkte konkurrenter rett i nærheten, forstår jeg at dere trenger en restaurantsjef som kan sørge for at gjestene har en effektiv og hyggelig restaurantopplevelse og at den kulinariske standarden er upåklagelig.
Midtstykke: Selve kjernen i et følgebrev
Midtstykket består av to til fire avsnitt i midten av følgebrevet og det er her du skal anbefale deg selv på det sterkeste. Fortell om arbeidserfaringen din, ikke bare hvilke jobber du har hatt, men også hva du gjorde der. Prøv å vise til fakta og tall som gir detaljer om budsjettet, antall ansatte og/eller faste gjester du var ansvarlig for.
Det kan også være lurt å nevne navnet på restauranten og/eller kjeden du søker hos, og hvorfor du ønsker å jobbe nettopp der. La arbeidsgiveren vite at du ikke bare sender ut et standardisert følgebrev til et mangfold av restauranter.
Hensikten med midtstykket er: Bygge din sak at du er den restaurantsjefen arbeidsgiveren leter etter og trenger.
Her kan du se et eksempel på et midtstykke for deg som søker jobb som restaurantsjef:
Jeg hører til den tredje generasjon i familien Berg som jobber i restaurantbransjen. Jeg har vært sjef i min fetters restaurant i Bergen frem til han bestemte seg for å selge den, og nå ønsker jeg å jobbe i en annen type restaurant som er del av en kjede. Muligheten for å avansere til regionsjef på lengre sikt er spennende, og jeg tror at jeg har mye å tilby både gjestene og personalet til Marens Fisk og Sjømat.
Etter at jeg fullførte utdanningen min i økonomi og administrasjon ved BI i Bergen, tilbrakte jeg tre år i Haugesund under veiledning av onkelen min (som driver en førsteklasses fiskerestaurant der). Etter det har jeg jobbet i to andre restauranter i familien som begge har vunnet bransjepriser jevnlig.
Jeg har til enhver tid fokus på alt som har betydning for gjestenes opplevelse. Jeg har pleiet gode relasjoner med stamgjestene, ledet opplæringen av betjeningen, håndtert klager og til og med betjent bord når vi har vært underbemannet, og det kommer jeg til å fortsette med. Jeg mener bestemt at en restaurantsjef i en kjede som Marens Fisk og Sjømat bør være synlig og engasjert. I min forrige stilling sikret jeg en økning i kundetilfredsheten fra 85 % til hele 98 %. Vi økte omsetningen med 28 % ved å endre menyen, satse på gourmetmat og redusering av matsvinn, samtidig som vi betalte de ansatte raust.
Jeg er kjent som en proaktiv sjef med stor kunnskap om gourmetmat (spesielt fisk og sjømat) som gjør at jeg kan engasjere meg på kjøkkenet, og jeg streber etter å ha et så nært forhold som mulig til kokkene mine, slik at jeg kan skaffe de beste råvarene og lede an i arbeidet med å lage en utsøkt meny. I min siste stilling besøkte 36 % av gjestene restauranten regelmessig. Jeg mener derfor at jeg forlot min fetters restaurant på et høydepunkt.
Avslutning og signatur: Oppfordring til oppfølging
Når du skal avslutte følgebrevet ditt bør du komme med en oppfordring til handling. La leseren vite at du ser frem til å få svar, at du gjerne stiller opp til et jobbintervju eller en uformell telefonsamtale for å diskutere saken videre.
Hensikten med avslutningen er: Avslutte med en positiv kommentar og på en selvsikker måte invitere arbeidsgiveren til å ta kontakt med deg.
Så gjenstår det bare å signere med et høflig og profesjonelt «Hilsen», «Vennlig hilsen», «Beste hilsener» eller lignende, samt navnet ditt.
Her kan du lese vårt eksempel på avslutningen i et følgebrev for deg som restaurantsjef:
Det er spennende å se om jeg kan lede Marens Fisk og Sjømat til nye høyder, både som sjef for restauranten i Bergen, og eventuelt senere på regional basis.
Med vennlig hilsen
Morten Berg
