Beste oppsett på et følgebrev for en sekretær
Et følgebrev bør nesten alltid være på maks én side, og rundt 400 ord. Videre bør brevet ha følgende oppsett:
- Topptekst
- Stillingen du søker på
- Åpning
- Midtstykke
- Oppfordring til handling
- Avslutning
Søknad på stilling som sekretær ved Reiselivsfagskolen i Geilo
Etter nesten fem år som kontorsekretær ved Holms institutt, vet jeg at en god forberedelse er det som skal til for å sikre en hyggelig og effektiv arbeidsdag, samt fornøyde ansatte og studenter.
Jeg tenker heller i muligheter og utfordringer enn i problemer, for jeg mener bestemt at vi er i stand til langt mer enn vi tror. Denne innstillingen har for eksempel bidratt til at jeg i de siste tre årene har avsluttet hver arbeidsdag med en tom innboks. Både de ansatte og elevene vet at når jeg sier at jeg skal ordne noe, de kan slutte å tenke på saken. Jeg gjør det jeg kan og videreformidler og overvåker om nødvendig.
Jeg er dyktig i alle aspekter av administrasjon:
- Utmerkede ferdigheter i alle viktige programvarer innen administrasjon
- Koordinering av personalorganisasjonen – som møter, avtaler og timeplaner
- Regnskapsføring og rettidig bestilling av kontorrekvisita
- Prioritering og multitasking for å sikre effektiv gjennomføring av de ulike arbeidsoppgavene
Jeg ser frem til hver nye arbeidsdag og utfordringene den medfører, og har alltid et vennlig øre for den som måtte trenge det, og jeg stortrives med både de faglige og sosiale sidene ved skolemiljøet.
Jeg håper å få muligheten til å besøke Reiselivsfagskolen for å diskutere hva jeg kan tilføre til denne fantastiske utdanningsinstitusjonen.
Vennlig hilsen
Jana Selma Jakobsen
Dette bør de ovennevnte komponenter inneholde:
Topptekst
I gamle dager bestilte firmaene bunker med brevpapir som var blanko bortsett fra brevhodet med firmaets navn, besøks- og postadresse, telefonnummer og kanskje en logo i farger. En sekretær tok et og et ark, rullet det inn i skrivemaskinen, og skrev brevet.
Nå til dags kalles dette brevhodet i elektronisk korrespondanse for topptekst, og for en person som søker jobb bør den inneholde navn, telefonnummer og e-postadresse, samt gjerne yrkestittel og bostedsadresse.
Hovedformålet med toppteksten er å formidle hvordan du kan kontaktes hvis en potensiell arbeidsgiver skulle ønske det. Men den har også et annet viktig formål: Å gi brevet ditt et personlig, visuelt tiltalende preg.
Hensikten med en topptekst i følgebrevet er: Skille deg ut fra mengden med søkere ved å vise visuell teft samt at du har øye for detaljer og høy kvalitet.
Stillingen du søker på
Dette er det korteste av alle avsnittene i følgebrevet ditt, men likevel av stor betydning. Her nevner du stillinger du søker på og eventuelt hvilken filial eller hvilken avdeling av selskapet eller organisasjonen.
Oftest skriver du bare: «Søknad på stilling som [tittel] (i [selskap/organisasjon)».
Når du søker på en deltidsstilling, skriver du: «Søknad på deltidsstilling i [selskap/organisasjon]». Og når du skriver en åpen søknad: «Åpen søknad» eller «Søknad på stilling i [selskap/organisasjon]».
Hensikten med denne delen: Gjøre det tydelig hvilken stilling du søker på, og eventuelt hvilken filial eller avdeling (når det fins flere på flere steder).
Søknad på stilling som sekretær ved Reiselivsfagskolen i Geilo
Åpning
Det første avsnittet i et følgebrev (åpningen) er stedet hvor du vil gi et godt inntrykk, og få leseren på kroken. Dette er din sjanse til å fange lesernes oppmerksomhet med en morsom anekdote, et tydelig utsagn eller en energisk åpningssetning.
Det er viktig at du finner den rette tonen. Unngå klisjeer, skryt og tomprat, og vær kort og fyndig i språket. Det er også viktig at du fremhever grunnen til at du søker på akkurat denne jobben (fremfor alle andre sekretærjobber).
Hensikten med åpningen er: Vekke interessen til personalsjefen med et selvsikkert og energisk innblikk i dine kvaliteter, som sikrer at hele søknaden din blir lest av rett person.
Etter nesten fem år som kontorsekretær ved Holms institutt, vet jeg at en god forberedelse er det som skal til for å sikre en hyggelig og effektiv arbeidsdag, samt fornøyde ansatte og studenter.
Midtstykke
De midterste to eller tre avsnittene i brevet ditt utgjør midtstykket, og det er her du skal overbevise om at du er rett kandidat til jobben.
Gå nærmere inn på din relevante arbeidserfaring, utdanning, dine spesielle ferdigheter og andre kvalifikasjoner som er verdt å nevne.
Vær så spesifikk som mulig når du beskriver erfaringen din, bruk gjerne konkrete fakta og tall der det er hensiktsmessig. Du skal ikke ramse opp hvor du jobbet og når (det hører hjemme i CV-en), men utdype dine viktigste prestasjoner på jobben.
Hensikten med midtstykket er: Fremheve dine meste relevante prestasjoner som viser din potensielle arbeidsgiver hva nettopp du kan bidra med i stillingen.
Jeg tenker heller i muligheter og utfordringer enn i problemer, for jeg mener bestemt at vi er i stand til langt mer enn vi tror. Denne innstillingen har for eksempel bidratt til at jeg i de siste tre årene har avsluttet hver arbeidsdag med en tom innboks. Både de ansatte og elevene vet at når jeg sier at jeg skal ordne noe, de kan slutte å tenke på saken. Jeg gjør det jeg kan og videreformidler og overvåker om nødvendig.
Jeg er dyktig i alle aspekter av administrasjon:
- Utmerkede ferdigheter i alle viktige programvarer innen administrasjon
- Koordinering av personalorganisasjonen – som møter, avtaler og timeplaner
- Regnskapsføring og rettidig bestilling av kontorrekvisita
- Prioritering og multitasking for å sikre effektiv gjennomføring av de ulike arbeidsoppgavene
Jeg ser frem til hver nye arbeidsdag og utfordringene den medfører, og har alltid et vennlig øre for den som måtte trenge det, og jeg stortrives med både de faglige og sosiale sidene ved skolemiljøet.
Oppfordring til handling
Nå som du nærmer deg slutten av brevet er det på tide å oppfordre leseren til handling. Du kan for eksempel nevne at du svært gjerne vil komme på intervju, eller kanskje til og med spørre om du kan ringe i løpet av de neste par ukene for å følge opp.
Du må rett og slett overbevise personalsjefen om å reagere på søknaden din, helst ved å invitere deg til et intervju. Understrek at du ikke sender ut søknader til hvem som helst, men at du virkelig er interessert i denne jobben, og at du er sikker på at du ville være en utmerket kandidat.
Hensikten med denne delen: Avslutte med en positiv kommentar og invitere arbeidsgiveren til å ta kontakt med deg.
Avslutning
Helt til slutt skriver du «Vennlig hilsen» eller lignende, samt navnet ditt på neste linje. Om du vil kan du legge til en digital signatur, men det er ikke nødvendig.
Jeg håper å få muligheten til å besøke Reiselivsfagskolen for å diskutere hva jeg kan tilføre til denne fantastiske utdanningsinstitusjonen.
Vennlig hilsen
Jana Selma Jakobsen
