I denne artikkelen skal vi gå inn på hvilke evner og ferdigheter organisasjonsferdigheter er et samlenavn på, og hvordan du kan fremheve dem i CV-en din. Vi gir konkrete eksempler på de organisatoriske ferdighetene som arbeidsgivere ser etter, samt tips om hvordan du kan utvikle og forbedre disse for å styrke din faglige profil.
Vi vil gå inn på følgende:
- Hva faller inn under organisasjonsferdigheter?
- Hvordan du kan formidle dine organisasjonsferdigheter i CV-en
- Hvordan du kan utvikle disse ferdighetene hvis du ikke allerede har dem
Hva faller inn under organisasjonsferdigheter?
Organisatoriske ferdigheter innebærer evnen til å planlegge tiden din effektivt og håndtere arbeidsmengden din på en strukturert og effektiv måte. Ved å vise gode organisasjonsferdigheter i CV-en, gir det arbeidsgiveren tillit til at du kan overholde tidsfrister og bidra positivt på arbeidsplassen.
Disse ferdighetene omfatter ikke bare organisering av arbeidsoppgaver, men også få og ha orden på fysiske materialer i omgivelsen. For eksempel forventes det at en bygningsarbeider holder orden på alt fra verktøy til varebiler, og en kontormedarbeider bør ha et ryddig skrivebord.
Gode organisasjonsferdigheter øker produktiviteten og kan bidra til å gjøre en bedrift mer vellykket. Derfor er disse ferdighetene viktige i de fleste yrker.
Organisasjonsferdigheter viser at du er:
- I stand til å organisere egen tid og tidsfrister. En person med sterke organisasjonsevner er mer tilbøyelig til å overholde tidsfrister og sørge for at daglige oppgaver blir fullført i tide.
- Dyktig til å prioritere oppgaver effektivt. Du vet hvilke oppgaver som er viktigst, og tar deg av hastesakene først.
- En person som trives i et ryddig arbeidsmiljø. Du foretrekker å arbeide i organiserte omgivelser og unngår kaos som kan hindre produktiviteten.
- Kompetent til å arkivere dokumenter riktig. Du er is stand til å holde orden på dokumenter og mapper, noe som gjør det enkelt å finne nødvendig informasjon raskt.
De ulike typene organisasjonsferdigheter
Det er ingen sak å påstå at du har «utmerkede organisasjonsferdigheter». Det som er viktig er å forstå hva disse egenskapene faktisk innebærer på arbeidsplassen.
Tidsstyring
I enhver jobb er det viktig at du forvalter tiden din effektivt. For eksempel må en budbilsjåfør levere pakker innen bestemte tidsfrister og oppnå et visst antall leveranser per dag. En personlig trener må holde styr på en timeplan for flere kunder og gi seg selv nok tid til forberedelser og å reise mellom avtaler. Tidsstyring er relevant i alle yrker og er derfor en viktig ferdighet å fremheve i CV-en din. Med gode ferdigheter i tidsstyring kan du planlegge arbeidsmengden din effektivt og sikre at du overholder tidsfrister.
Delegering
Evnen til å delegere handler ikke bare om å fordele oppgaver, men også om å administrere arbeidsmengden effektivt og sørge for at hver oppgave blir tildelt den mest passende personen. For eksempel må en økonomidirektør delegere lønnsoppgaver til det teammedlemmet som er best kvalifisert for oppgaven. Dette sikrer at tidsfrister overholdes og at kompetansen til teammedlemmene utnyttes optimalt. Effektiv delegering gjør det mulig å organisere din egen tid bedre og øker produktiviteten i teamet.
Prioritering
For å være organisert må du kunne prioritere arbeidsoppgavene dine. Det innebærer å avgjøre hvilke oppgaver som må gjøres umiddelbart og hvilke som kan vente. Hvis en rekrutterer for eksempel står overfor to oppgaver – å skrive en ny stillingsbeskrivelse og å avtale et jobbintervju – hvilken oppgave haster da mest? Å avtale intervjuet bør i dette tilfellet prioriteres, siden det er den korteste veien til å fylle en stilling. Rekruttererens evne til å vurdere og rangere oppgaver på denne måten er et tegn på solide organisasjonsferdigheter.
Kommunikasjon
Kommunikasjonsevner er en viktig del av å være organisert, da de muliggjør effektiv prioritering, delegering og tidsstyring. Uten gode kommunikasjonsevner vil du slite med å koordinere et team eller svare på spørsmål på en effektiv måte. Klar og tydelig kommunikasjon sikrer at alle forstår sine oppgaver og tidsfrister, noe som bidrar til en velfungerende og organisert arbeidsplass.
Hvorfor er organisasjonsferdigheter viktig?
Gode organisasjonsferdigheter er avgjørende i enhver jobb. Uten dem kan både din egen og bedriftens suksess bli negativt påvirket. Her er noen konsekvenser av dårlig organisering:
Tap av fortjeneste
Manglende organisatoriske ferdigheter kan koste bedriften penger. Hvis en bokholder for eksempel ikke sørger for at regnskapet er nøyaktig, kan det føre til at bedriftseieren tar feil beslutninger, som kan være skadelige for bedriftens suksess. Hvis bokholderen derimot holder god orden i regnskapet, sikrer det nøyaktighet, noe som hjelper bedriften med å ta velbegrunnede beslutninger.
Forverrede kundeforhold
Dårlig organisering kan føre til forsinkede bestillinger, e-poster som ikke blir besvart i tide, og manglende kundeservice. Har du noen gang bestilt noe som ikke kom frem før flere måneder senere, eller stilt et spørsmål uten å få svar? Slike erfaringer er svært avskrekkende for kundene, og de vil sannsynligvis ikke komme tilbake for å kjøpe flere produkter. En arbeidsgiver må være sikker på at du er organisert nok til å yte god kundeservice.
Negativ arbeidsplasskultur
Arbeidsgivere ønsker å skape en positiv kultur på arbeidsplassen, da dette bidrar til suksess. Men uten noen form for organisering fører det til stress og spenninger hos de ansatte, noe som bør unngås for enhver pris. Høyt stress- og spenningsnivå skaper en negativ kultur, som igjen fører til lav produktivitet og problemer med å beholde ansatte.
Hvordan føre opp organisasjonsferdigheter i CV-en
Når du skriver CV-en din, er det viktig at du fremhever de egenskapene som viser din evne til å være organisert. Det finnes flere effektive måter å fremheve dine organisasjonsferdigheter på i CV-en.
Forstå ferdighetene dine
Det første du bør gjøre er å identifisere og vurdere hvilke organisasjonsferdigheter du har. Hvilke styrker har du, og hvordan kan du fremheve disse i CV-en? Unngå å overdrive eller lyve om dine ferdigheter; sett heller fokus på de styrkene du faktisk har. Er du for eksempel en person som følger en bestemt strategi i arbeidet ditt, overholder du alltid tidsfrister, eller er du en mester i å organisere og vedlikeholde filsystemer? Å ha en klar forståelse av dine organisatoriske ferdigheter er essensielt for å kunne presentere dem på en troverdig og imponerende måte for potensielle arbeidsgivere.
Profiltekst
I profilteksten kan du fremheve de mest relevante organisasjonsferdighetene du har. Dette gir arbeidsgivere en rask oversikt over dine nøkkelkvalifikasjoner og erfaringer. Her er et eksempel på hvordan et slikt sammendrag kan formuleres:
«Dreven og dyktig leder med mer enn fem års erfaring i å koordinere team på opptil 15 ansatte og delegere oppgaver til de mest egnede medarbeiderne.»
Arbeidshistorikk
Arbeidshistorikken er uten tvil det beste stedet å vise frem dine organisatoriske ferdigheter, siden det gir deg muligheten til å underbygge dem med konkrete tall og fakta. Se eksempelet nedenfor som du kan tilpasse selv:
«Ledet et team på 10 ansatte, og sørget for at relevante oppgaver ble delegert til den personen med de beste ferdighetene. Dette resulterte i at ingen tidsfrister ble brutt i løpet av to år.»
Mange kandidater vil bare påstå at de har gode organisasjonsevner, men hvis du kan støtte denne påstanden med spesifikke eksempler, kommer du til å skille deg ut fra de andre.
Ferdighetsavsnitt
Ferdighetsavsnittet kan virke som det mest åpenbare stedet for å fremheve organisasjonsferdigheter, men det bør gjøres nøye. En punktliste egner seg best for egenskaper som kan beskrives med et ord eller to, så det er viktig å velge spesifikke kompetanseområder som gir arbeidsgiveren mer innsikt i dine styrker og samtidig skaper en helhetlig profil sammen med de andre delene av CV-en.
- Teambuilding
- Nøyaktig journalføring
- Lagerstyring
- Oppmerksomhet på detaljer
Ta utgangspunkt i stillingsbeskrivelsen
I våre dager bruker de fleste store og mellomstore virksomhetene automatiserte søknadssystemer (ATS) til å analysere, filtrere (og noen ganger til og med vurdere) CV-er basert på nøkkelord fra stillingsbeskrivelsen. Det er kun CV-ene som rangeres høyest som blir sendt videre til personalavdelingen. For å øke sjansene dine for å komme forbi disse automatiserte søknadssystemene, er det avgjørende du får med alle de viktigste og mest relevante nøkkelordene, og da spesielt de nøkkelordene som er knyttet til organisering.
Måter å forbedre dine organisasjonsferdigheter på
Hvis du mener at dine organisasjonsferdigheter ikke hører til dine styrker, kan du gjøre følgende for å forbedre dem:
- Lage en liste over dine gjøremål: Skriv ned de viktigste oppgavene du ønsker å fullføre, og nummerer dem etter prioritet.
- Sette realistiske tidsfrister: Sett tidsfrister som er overkommelig for deg, ikke gjør dem for ambisiøse. Start med små daglige frister, med en overordnet ukentlig eller månedlig frist.
- Delegere oppgaver: Deleger ansvar der det er mulig. Dette vil gjøre arbeidsmengden mer håndterbar og forbedre din evne til å styre tiden din effektivt.
- Rydde opp rundt deg: Et ryddig arbeidsmiljø bidrar til bedre organisering. Enkle tiltak som å makulere gamle notater og rydde bort unødvendige mapper kan gjøre store forskjell.
- Planlegge oppgaver: Lag en daglig timeplan som viser hva du skal gjøre og når. Dette inkluderer planlegging av møter og telefonsamtaler, slik at du kan sikre at du får fullført alle oppgavene dine.
- Belønne deg selv: For å holde motivasjonen oppe, kan du belønne deg selv når du fullfører en oppgave. Du kan for eksempel unne deg en kopp kaffe og/eller en kort prat med en kollega. Disse ekle grepene kan ha stor effekt på din motivasjon og organisering.
Hvordan organisere CV-en
En godt organisert CV er en god og effektiv måte å vise potensielle arbeidsgivere at du er strukturert og har orden på ting. Her er noen måter du kan organisere CV-en din på for å gi et ryddig inntrykk:
Enkel og oversiktlig layout
Sørg for å bruke en enkel skrifttype, for eksempel Calibri eller Arial, og hold deg til samme skrifttype gjennom hele CV-en. En ren og ryddig layout med et balansert bruk av tomrom bidrar til å gi et profesjonelt inntrykk og at den er lett å lese. Du kan også vurdere å bruke en profesjonelt designet CV-mal for å sikre en konsekvent og strukturert utforming.
Tydelige overskrifter
Del CV-en inn i avsnitt med tydelige overskrifter som alle vil forstå. For eksempel detaljer, profiltekst, arbeidshistorikk, utdanning og ferdigheter.
Omvendt kronologisk rekkefølge
De fleste CV-ene bruker omvendt kronologisk rekkefølge, og det er viktig at du holder deg til denne strukturen gjennom hele dokumentet. Unngå å blande forskjellige rekkefølger i ulike deler av CV-en for å holde det ryddig og organisert.
Kortfattet formulering
Å kunne presentere all relevant informasjon på én eller to sider i CV-en, er en egen og verdifull ferdighet. Spesielt for de med omfattende erfaring. Evnen til å holde CV-en kort og konsis viser din organisatoriske dyktighet og evne til effektiv kommunikasjon.
Viktig å få med seg
- Å være bevisst om sine egne organisasjonsferdigheter er det første skrittet for å kunne formidle dem i det hele tatt til en arbeidsgiver.
- Hvis du sørger for at CV-en din er godt organisert, med konsistent bruk av skrifttype, mellomrom og layout, understreker du dine organisasjonsferdigheter effektivt.
- Organisatoriske ferdigheter er avgjørende for at en virksomhet vil lykkes, noe som gjør disse egenskapene svært verdifulle for arbeidsgivere.
- Du bør ikke bare fremheve organisasjonsferdighetene dine i ferdighetsavsnittet i CV-en, men også i alle de andre viktige delene av dokumentet.
