Når du søker jobb som sjefssekretær er det avgjørende at følgebrevet ditt fremhever din erfaring med å støtte ledelsen og dine beste kvaliteter når det gjelder organisering, kommunikasjon, teknisk kompetanse, fleksibilitet og problemløsning. Slik viser du at du er pålitelig og har omfattende, relevant kompetanse.
Denne guiden går inn på hvordan du lager et følgebrev som fanger arbeidsgiverens og ledelsens oppmerksomhet, samt hvordan du fremhever din profesjonelle innstilling og påpeker hvorfor du er en utmerket kandidat til den aktuelle stillingen.
Følgebreveksempel for en sjefssekretær
19. september 2024
Søknad på stilling som sjefssekretær
Det at jeg hjalp min forrige arbeidsgiver med å oppdage en feil i en kontrakt på 3 millioner kroner, noe som sparte selskapet for 300 000 kroner i straffegebyrer, er et godt eksempel på hvordan jeg jobber som sjefssekretær.
Ved siden av å arrangere reiser, koordinere møter, forberede presentasjoner og sjekke regneark, prøver jeg å forstå detaljene i enhver situasjon slik at jeg kan tilføre det lille ekstra der det egner seg. Jeg har jobbet i byggebransjen i tre år nå, så jeg har fortsatt mye å lære. Men jeg starter hver arbeidsdag med et åpent sinn og er villig til å sette meg inn i ting jeg ennå ikke helt forstår.
En stilling i et større selskap som Harstad Bygg og utvikling, ville bety at jeg møter flere og andre utfordringer, får mer og større ansvar og tilegner meg nye myke og harde ferdigheter. I min siste årlige evaluering fikk jeg høre følgende av sjefen min: «Man kan stole på at May Britt gjør det rette i enhver situasjon, hun er svært selvstendig og imponerende kreativ.» Jeg ser på sjefssekretæryrket som et springbrett til en kommersiell stilling, spesielt når sjefen er kommersiell direktør.
Noen eksempler på kommersielle prosjekter som jeg har bistått i:
- Koordinerte en leverandørkonferanse for å diskutere drifts- og prosessforbedringer.
- Representerte selskapet på messer og introduserte dermed over 60 nye kunder på to år.
- Ledet et prosjekt for å redusere administrasjonsutgifter, som resulterte i en besparelse på over 250 000 kroner.
Jeg er et dedikert og pålitelig medlem av lederteamet, og jeg tar alltid hensyn til andres og min direkte sjefs behov. Jeg er på utkikk etter en sjef som støtter både faglig og personlig vekst, og som vil gi meg litt mer arbeid enn jeg kan håndtere.
Jeg har mange eksempler på at jeg trives med å jobbe under press og jeg diskuterer gjerne hva jeg kan bety for Harstad Bygg og utvikling i et jobbintervju, samtidig som jeg ser frem til å bli bedre kjent med de som jeg skal jobbe for og sammen med.
Vennlig hilsen May Britt Torsvik
Oppsett i et følgebrev for en sjefssekretær
En dyktig sjefssekretær er en kløpper på struktur og orden. For å formidle dine kvaliteter optimalt bør følgebrevet ditt også ha en tydelig struktur.
Vi anbefaler følgende oppsett:
- Topptekst. Først nevner du navnet ditt og kontaktdetaljene dine, og deretter datoen (søknaden din kan bli skrevet ut og sendt videre til en annen avdeling).
- Overskrift. I fet skrift skriver du stillingen du søker på, og eventuelt navnet på arbeidsgiveren. For eksempel «Søknad på stilling som sjefssekretær»
- Åpning. I åpningen skal du fange arbeidsgiverens oppmerksomhet ved å presentere deg selv og dele din store interesse for både stillingen og arbeidsgiveren.
- Midtstykke. I midterste del av følgebrevet fremhever du dine beste og mest relevante erfaringer, ferdigheter og prestasjoner – gjerne med konkrete eksempler.
- Avslutning. Her oppsummerer du hvorfor du er en utmerket kandidat og gjentar hvorfor du er interessert i nettopp denne stillingen. Ikke glem å oppfordre arbeidsgiveren til å ta kontakt med deg.
- Signatur. Helt til slutt skriver du en respektfull og vennlig hilsen, samt navnet ditt.
Husk at hver del av følgebrevet ditt utgjør en integrert del av en sammenhengende fortelling om dine karrierevalg og ambisjoner, så hold en profesjonell og høflig tone.
Trenger du mer inspirasjon? Ta en titt på våre relaterte følgebreveksempler for en sjefssekretær:
- Følgebreveksempel for en sekretær
- Følgebreveksempel for en administrativ assistent
- Følgebreveksempel for en intern stilling
- Følgebreveksempel innen detaljhandel
- Følgebreveksempel innen økonomi, regnskap og finans
- Følgebreveksempel innen kundeservice
- Følgebreveksempel for en resepsjonist
For mer detaljert informasjon om hver av delene, kan du lese vår omfattende guide om hvordan skrive et følgebrev.
Når du har oppsettet på plass, er du klar til å få arbeidsgiveren på kroken.
Åpningen i et følgebrev for en sjefssekretær
Når du søker jobb som sjefssekretær, kan det være en god idé å åpne følgebrevet med å fremheve en konkret prestasjon som understreker din potensielle verdi for arbeidsgiveren. Start med et eksempel som viser dine evner til å håndtere komplekse oppgaver, oppdage kritiske feil, og spare foretaket for betydelige kostnader eller sikre store inntekter.
Om du klarer å fange arbeidsgiverens oppmerksomhet i åpningen, blir sjansen for at hele søknaden din leses mye større – og dermed også for at du blir invitert til neste søknadsrunde eller et jobbintervju.
Det at jeg hjalp min forrige arbeidsgiver med å oppdage en feil i en kontrakt på 3 millioner kroner, noe som sparte selskapet for 300 000 kroner i straffegebyrer, er et godt eksempel på hvordan jeg jobber som sjefssekretær.
Jeg har alltid likt å fikse og ordne ting og tror jeg ville gjort det bra som sjefssekretær hos dere. Jeg pleier alltid å organisere og bestille sommerferien vår selv, og holder oversikt over fritidsaktivitetene til barna og mannen min.
En godt utformet åpning kan sette tonen for hele søknaden og gjøre at du skiller deg ut blant andre søkere, samtidig som du gir arbeidsgiveren noen gode ledetråder å utforske under et jobbintervju.
19. september 2024
Søknad på stilling som sjefssekretær
Det at jeg hjalp min forrige arbeidsgiver med å oppdage en feil i en kontrakt på 3 millioner kroner, noe som sparte selskapet for 300 000 kroner i straffegebyrer, er et godt eksempel på hvordan jeg jobber som sjefssekretær.
Midtstykket i et følgebrev for en sjefssekretær
Midtstykket er stedet i følgebrevet der du begrunner hvorfor du passer utmerket inn i både stillingen og hos arbeidsgiveren. Dette er ikke stedet for tomprat og klisjeer. Vis ved hjelp av konkrete tall og fakta at du har det som trengs, og gå inn på dine beste og mest relevante suksesser.
Det sikrer du ved å gjøre følgende:
- Fremheve dine beste og mest relevante ferdigheter og erfaringer
- Oppsummere hvorfor du er en utmerket kandidat på en effektiv måte
- Vise hvordan du passer perfekt inn på arbeidsplassen
Første avsnitt i midtstykket: Din egnethet for stillingen (ferdigheter og erfaring)
I det første avsnittet i midtstykket går du nærmere inn på dine beste ferdigheter og erfaringer som gjør deg til en perfekt match for både stillingen og arbeidsgiveren.
Nedenfor har vi noen eksempler på hvordan du kan formidle de viktigste kvalitetene dine:
- Organisasjonsferdigheter: Gi eksempler på hvordan du effektivt planlegger og koordinerer komplekse timeplaner og møter, noe som sikrer smidig drift og maksimal utnyttelse av tid.
- Diskresjon: Beskriv din evne til å håndtere konfidensielle opplysninger med stor sensitivitet og hvordan du sikrer at all informasjon behandles fortrolig og sikkert.
- Kommunikasjon: Fremhev din klarhet og presisjon i både muntlig og skriftlig kommunikasjon, som bidrar til optimal informasjonsflyt og effektivt samarbeid internt og eksternt.
- Proaktivitet: Påpek hvordan du tar initiativ til å løse problemer før de oppstår, og hvordan din proaktive tilnærming bidrar til å forbedre arbeidsprosesser.
- Fleksibilitet: Forklar hvordan du raskt tilpasser deg endrede prioriteringer og oppgaver, og hvordan din fleksibilitet gjør det mulig å støtte ledelsen og teamet på en effektiv måte.
Ved å nevne konkrete eksempler og resultater, kan du tydelig formidle at du har disse viktige kvalitetene og understreke hvordan de vil være til fordel for den aktuelle arbeidsgiveren.
En fin måte å fremheve dine mest relevante erfaringer og ferdigheter på er STAR-metoden (STAR står for «situation, task, action, result» og på norsk: «situasjon, mål, handling, resultat»). Du forklarer kort situasjonen og målet eller oppgaven du sto overfor, og deretter hva du gjorde og hva som var resultatet.
Neste avsnitt i midtstykket: Hvorfor du passer rett inn hos arbeidsgiveren
Å tilpasse følgebrevet til arbeidsgiverens krav og behov, samt arbeidsmiljø og eventuelt idégrunnlag, er nøkkelen til et iøynefallende og fremragende følgebrev. Vis at du ikke bare oppfyller kravene, men at du også passer perfekt inn hos den aktuelle arbeidsgiveren.
Tilpass følgebrevet ved å hente informasjon og relevante nøkkelord fra stillingsbeskrivelsen og arbeidsgiverens nettsted. For eksempel:
- Innhenting av informasjon, dokumenthåndtering og organisering av kundepresentasjoner
- Planlegge og koordinere møter, arrangementer og reiser
- Bidra i generell drift av kontoret, bred kontakt med ulike leverandører
- Utmerkede kvaliteter når det gjelder multitasking, organisering, integritet og problemløsning
- Gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner på norsk og engelsk, og gjerne andre språk
- Selvstarter med gode oppfølgingsferdigheter og et godt øye for detaljer
- Tilpasningsdyktig, selvstendig, ambisiøs og teknisk kunnskapsrik
Kort sagt bør du vise genuin interesse for både stillingen, arbeidsgiveren og sekretæryrket som sådan.
Ved siden av å arrangere reiser, koordinere møter, forberede presentasjoner og sjekke regneark, prøver jeg å forstå detaljene i enhver situasjon slik at jeg kan tilføre det lille ekstra der det egner seg. Jeg har jobbet i byggebransjen i tre år nå, så jeg har fortsatt mye å lære. Men jeg starter hver arbeidsdag med et åpent sinn og er villig til å sette meg inn i ting jeg ennå ikke helt forstår.
En stilling i et større selskap som Harstad Bygg og utvikling, ville bety at jeg møter flere og andre utfordringer, får mer og større ansvar og tilegner meg nye myke og harde ferdigheter. I min siste årlige evaluering fikk jeg høre følgende av sjefen min: «Man kan stole på at May Britt gjør det rette i enhver situasjon, hun er svært selvstendig og imponerende kreativ.» Jeg ser på sjefssekretæryrket som et springbrett til en kommersiell stilling, spesielt når sjefen er kommersiell direktør.
Noen eksempler på kommersielle prosjekter som jeg har bistått i:
- Koordinerte en leverandørkonferanse for å diskutere drifts- og prosessforbedringer.
- Representerte selskapet på messer og introduserte dermed over 60 nye kunder på to år.
- Ledet et prosjekt for å redusere administrasjonsutgifter, som resulterte i en besparelse på over 250 000 kroner.
Jeg er et dedikert og pålitelig medlem av lederteamet, og jeg tar alltid hensyn til andres og min direkte sjefs behov. Jeg er på utkikk etter en sjef som støtter både faglig og personlig vekst, og som vil gi meg litt mer arbeid enn jeg kan håndtere.
Det er viktig at du tar hensyn til automatiserte søknadssystemer (ATS) som filtrerer søknader ved å skanne etter spesifikke nøkkelord. Disse nøkkelordene finner du i stillingsbeskrivelsen, så studer den nøye, og bruk samme språk og tone i søknaden din som i annonsen.
Avslutning og oppfordring til handling: Avslutt sterkt
I det siste avsnittet i følgebrevet ditt bør du avslutte på en hyggelig måte med en oppfordring til handling, for eksempel at du ser frem til å høre fra arbeidsgiveren eller gjerne stiller til et jobbintervju. Målet er avslutte på en selvsikker og entusiastisk måte som antyder at du forventer å høre fra arbeidsgiveren.
Avslutt med en vennlig hilsen og navnet ditt. Dette er ikke bare en formalitet, det er slik du etterlater et minneverdig og profesjonelt inntrykk hos mottakeren. Du trenger ikke å ta med en (digital) signatur når du sender inn søknaden din elektronisk.
Jeg har mange eksempler på at jeg trives med å jobbe under press og jeg diskuterer gjerne hva jeg kan bety for Harstad Bygg og utvikling i et jobbintervju, samtidig som jeg ser frem til å bli bedre kjent med de som jeg skal jobbe for og sammen med.
Vennlig hilsen May Britt Torsvik
Viktig å få med seg
Vær kortfattet og hold følgebrevet på én side. Presenter dine beste kvaliteter og egenskaper i en overbevisende historie som fremhever hvorfor du er en utmerket kandidat til jobben.
Legg vekt på profesjonell layout og design, og bruk gjerne vårt brukervennlige følgebrevverktøy for å sikre et imponerende og jobbvinnende følgebrev som reflekterer dine kvaliteter innen effektiv organisering, kommunikasjon og diskresjon.
