Beste oppsett på et følgebrev for en sjefssekretær
Et jobbvinnende følgebrevoppsett inneholder oftest følgende elementer:
- Topptekst
- Stillingen du søker på
- Åpning
- Midtstykke
- Avslutning
- Signatur
Følgebreveksemplet nedenfor kan du bruke som et solid grunnlag når du skal søke jobb som sjefssekretær.
19. juni 2023
Søknad på stilling som sjefssekretær
Det at jeg hjalp min forrige arbeidsgiver med å oppdage en feil i en kontrakt på 3 millioner kroner, noe som sparte selskapet for 300 000 kroner i straffegebyrer, er et godt eksempel på hvordan jeg jobber som sjefssekretær.
Ved siden av å arrangere reiser, koordinere møter, forberede presentasjoner og sjekke regneark, prøver jeg å forstå detaljene i enhver situasjon slik at jeg kan tilføre det lille ekstra der det egner seg. Jeg har jobbet i byggebransjen i tre år nå, så jeg har fortsatt mye å lære. Men jeg starter hver arbeidsdag med et åpent sinn og er villig til å sette meg inn i ting jeg ennå ikke helt forstår.
En stilling i et større selskap som Harstad Bygg og utvikling, ville bety at jeg møter flere og andre utfordringer, får mer og større ansvar og tilegner meg nye myke og harde ferdigheter. I min siste årlige evaluering fikk jeg høre følgende av sjefen min: «Man kan stole på at May Britt gjør det rette i enhver situasjon, hun er svært selvstendig og imponerende kreativ.» Jeg ser på sjefssekretæryrket som et springbrett til en kommersiell stilling, spesielt når sjefen er kommersiell direktør.
Noen eksempler på kommersielle prosjekter som jeg har bistått i:
- Koordinerte en leverandørkonferanse for å diskutere drifts- og prosessforbedringer.
- Representerte selskapet på messer og introduserte dermed over 60 nye kunder på to år.
- Ledet et prosjekt for å redusere administrasjonsutgifter, som resulterte i en besparelse på over 250 000 kroner.
Jeg er et dedikert og pålitelig medlem av lederteamet, og jeg tar alltid hensyn til andres og min direkte sjefs behov. Jeg er på utkikk etter en sjef som støtter både faglig og personlig vekst, og som vil gi meg litt mer arbeid enn jeg kan håndtere. Jeg har mange eksempler på at jeg trives med å jobbe under press og jeg diskuterer gjerne hva jeg kan bety for Harstad Bygg og utvikling i et jobbintervju, samtidig som jeg ser frem til å bli bedre kjent med de som jeg skal jobbe for og sammen med.
Vennlig hilsen May Britt Torsvik
Topptekst
Toppteksten i et følgebrev skal inneholde kandidatens navn og kontaktinformasjon, slik at personalsjefen lett kan ta kontakt med vedkommende. Det er faktisk ikke nok å nevne kontaktdetaljene dine i CV-en, og det er ikke bortkastet plass å gjenta dem i følgebrevet. Husk at e-postadressen din bør se profesjonell ut, og at du absolutt bør oppgi mobilnummeret ditt.
Hvis de skulle få lyst til å kontakte deg der og da, er det det som skal til for å bli invitert til et jobbintervju.
Hensikten med denne delen: Sikre at personalsjefen og automatiserte søknadssystemer finner kontaktinformasjonen din ved første forsøk.
Stillingen du søker på
Dette er det korteste av alle avsnittene i følgebrevet ditt, men likevel av stor betydning. Her nevner du stillinger du søker på og eventuelt hvilken filial eller hvilken avdeling av selskapet eller organisasjonen.
Oftest skriver du bare: «Søknad på stilling som [tittel] (i [selskap/organisasjon)».
Når du søker på en deltidsstilling, skriver du: «Søknad på deltidsstilling i [selskap/organisasjon]». Og når du skriver en åpen søknad: «Åpen søknad» eller «Søknad på stilling i [selskap/organisasjon]».
Hensikten med denne delen: Gjøre det tydelig hvilken stilling du søker på, og eventuelt i hvilken avdeling eller filial (hvis det finnes flere på flere steder).
19. juni 2023
Søknad på stilling som sjefssekretær
Åpning
Som sjefssekretær er det viktig at du får umiddelbar kontakt med de som skal ansette deg. Derfor er det lurt om du bruker de første par linjene på å fremheve hvem du er som person.
Slik skiller du deg ut umiddelbart fra mengden med søkere med lignende erfaring. Det er rett og slett lettere å bli ansatt når arbeidsgiveren tror at dere vil komme godt overens.
Ta gjerne en titt på åpningen i vårt eksempel på et følgebrev spesielt skrevet for sjefssekretærer.
et at jeg hjalp min forrige arbeidsgiver med å oppdage en feil i en kontrakt på 3 millioner kroner, noe som sparte selskapet for 300 000 kroner i straffegebyrer, er et godt eksempel på hvordan jeg jobber som sjefssekretær.
Midtstykke
Punktlister er alltid en god idé for å fange blikket i hvilket som helst dokument. Spesielt når det er tall og fakta involvert. Når du hevder at du kan håndtere mange og store arbeidsoppgaver, er det mer troverdig hvis du kvantifiserer erfaringen din. Fortell hvor raskt du kan skrive touch, hvor mange kunder og leverandører du vanligvis snakker med på telefonen hver dag, eller hvor mye penger du klarte å spare på det siste prosjektet ditt.
Sørg for å nevne eventuell bransjeerfaring. Det vil gi arbeidsgiveren en følelse av at du er «en av dem». Bare det å nevne bransjen eller spesifikk relevant kompetanse kan være nok til å gi deg en fordel i forhold til andre kandidater som ikke nevner disse. Den som skal ansette deg må føle at du vil være i stand til å løse foretakets problemer.
Nedenfor kan du se et eksempel på et følgebrev som huker av på alle nevnte tips, samtidig som det får med seg en referanse fra en tidligere arbeidsgiver.
Ved siden av å arrangere reiser, koordinere møter, forberede presentasjoner og sjekke regneark, prøver jeg å forstå detaljene i enhver situasjon slik at jeg kan tilføre det lille ekstra der det egner seg. Jeg har jobbet i byggebransjen i tre år nå, så jeg har fortsatt mye å lære. Men jeg starter hver arbeidsdag med et åpent sinn og er villig til å sette meg inn i ting jeg ennå ikke helt forstår.
En stilling i et større selskap som Harstad Bygg og utvikling, ville bety at jeg møter flere og andre utfordringer, får mer og større ansvar og tilegner meg nye myke og harde ferdigheter. I min siste årlige evaluering fikk jeg høre følgende av sjefen min: «Man kan stole på at May Britt gjør det rette i enhver situasjon, hun er svært selvstendig og imponerende kreativ.» Jeg ser på sjefssekretæryrket som et springbrett til en kommersiell stilling, spesielt når sjefen er kommersiell direktør.
Noen eksempler på kommersielle prosjekter som jeg har bistått i:
- Koordinerte en leverandørkonferanse for å diskutere drifts- og prosessforbedringer.
- Representerte selskapet på messer og introduserte dermed over 60 nye kunder på to år.
- Ledet et prosjekt for å redusere administrasjonsutgifter, som resulterte i en besparelse på over 250 000 kroner.
Hensikten med denne delen: Gi et allsidig bilde av det du kan tilby sjefen, styret, foretaket og/eller kollegene dine.
Avslutning og signatur
Den siste delen i følgebrevet skal forsterke den personlige kontakten som vi snakket om i åpningsavsnittet. Etter at midtstykket har sikret at du har det som skal til av erfaring, kunnskap og kompetanse for å gjøre en god jobb, har du nå en siste sjanse til å bli husket av de som skal ansette deg. Selv om de kanskje også vil huske deg for det du har oppnådd, er det mer sannsynlig at du vil bli husket for hvordan tanken på å jobbe med deg fikk dem til å føle seg.
Se hvordan du kan oppfordre arbeidsgiveren til handling og legge en link til det neste stadiet i søknadsprosessen, nemlig å bli invitert til et jobbintervju:
Jeg er et dedikert og pålitelig medlem av lederteamet, og jeg tar alltid hensyn til andres og min direkte sjefs behov. Jeg er på utkikk etter en sjef som støtter både faglig og personlig vekst, og som vil gi meg litt mer arbeid enn jeg kan håndtere. Jeg har mange eksempler på at jeg trives med å jobbe under press og jeg diskuterer gjerne hva jeg kan bety for Harstad Bygg og utvikling i et jobbintervju, samtidig som jeg ser frem til å bli bedre kjent med de som jeg skal jobbe for og sammen med.
Vennlig hilsen May Britt Torsvik
Hensikten med denne delen: Sikre personlig kontakt med de som skal ansette deg og hinte om at du gjerne blir bedre kjent med arbeidsgiveren under et intervju.
